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Copiare e incollare
non è un mestiere.
Mezza giornata se ne va a spostare dati fra Excel, Word, i PDF e le mail.
Il problema
Non è lavoro arretrato. È lavoro che si rifà ogni volta.
Prendere i numeri da un Excel e metterli in un Word. Rileggere un PDF per copiare tre righe in una mail. Rifare la stessa tabella ogni lunedì. Scrivere la stessa risposta al quinto cliente che fa la stessa domanda.
Nessuna di queste cose è difficile, e proprio per questo nessuno le conta. Ma sommate possono arrivare a occupare una persona intera, pagata per spostare informazioni che ci sono già.
Come funziona
Quattro passaggi, sui vostri documenti.
- Guardiamo una settimana vera di lavoro e segniamo cosa si ripete uguale.
- Scegliamo un compito solo, il più noioso, non il più importante.
- Lo facciamo insieme sui vostri file, non su esempi finti: finché non esce bene da solo.
- Resta scritto in un'istruzione riutilizzabile, così non si rispiega ogni volta.
Hai in mente una cosa che rifai sempre uguale? Raccontamela: ti dico se si può togliere di mezzo.
Poi, se è servito, si passa al secondo compito. Un pezzo per volta.
Il confine
Quello che non è, e non vuole essere.
- Non è un corso con le slide. Si lavora sui vostri documenti veri, in una stanza, con i vostri file aperti.
- Non serve a licenziare nessuno. Serve a togliere alle persone il lavoro che le annoia.
- Non insegna uno strumento di moda. Insegna a riconoscere cosa si può delegare, che resta vero anche quando lo strumento cambia.
- Non finisce con l'ultimo incontro se quello che avete imparato non lo usate: in quel caso non è servito, e si rivede l'impostazione.
La regola è sempre quella: se un errore costa tempo, e lo vedi prima che esca, lo può fare una macchina; se costa un cliente, o te ne accorgi quando è tardi, lo fa una persona.
Le domande che mi fanno
Quello che chiedono tutti, prima di cominciare.
Il mio personale non è pratico di computer. Funziona lo stesso?
Spesso funziona meglio, perché non ha abitudini da disfare. Non serve capire la tecnologia: serve saper spiegare come si fa il proprio lavoro. Quella parte la sanno già, ed è la più difficile da insegnare a chiunque.
Quante ore servono?
Dipende da quanti compiti volete togliere, non da quante ore comprate. Si parte da uno solo e si misura: se dopo due settimane quel compito non lo fa più nessuno a mano, ha senso passare al secondo.
E se i nostri dati sono riservati?
È la domanda giusta da fare. Si decide prima cosa può uscire dall'azienda e cosa no, e sui dati sensibili si lavora con strumenti che restano dentro o con documenti ripuliti. Il GDPR non è un dettaglio da sistemare dopo.
E se una cosa non ti serve, te lo dico.
Si parte guardando una settimana di lavoro vera e segnando cosa si ripete. Quella lista, di solito, sorprende più di quanto sembri.
info@creativagencygroup.it
Dimmi qual è la cosa che rifai uguale tutti i giorni: si parte sempre da quella.
Raccontami cosa rifai ogni giorno